Сделано в Иркутске: система бюджетирования и управленческого учета «B-System»

Чужие деньги считать умеют все. А свои? Ну ладно, в личных финансах все более-менее разбираются. Сложнее с учетом доходов-расходов на малых и средних предприятиях. Разработанный на языке Libretto сервис «B-system» связывает бизнес-модель с финансовой моделью, а на практике помогает избежать проблем из разряда «все деньги потрачены, а на что – неясно».

Как и система образовательных сервисов «Буратино», и веб-сервис «Электронная очередь», «B-System» разрабатывалась для Иркутского государственного университета.

Отдельным подразделениям образовательного учреждения требовалось отслеживать на что тратятся деньги, полученные от предпринимательской деятельности, и бюджетные средства. «B-System» решала эту проблему, была внедрена и успешно работала, говорит руководитель проекта Ирина Кустова.

Со временем создатели поняли: система гибкая, она может применяться не только в бюджетных образовательных учреждениях, но и на самых разных малых и средних предприятиях для ведения управленческого учета.

«Многие предприниматели жалуются, что не могут найти систему, которая помогала бы им вести управленческий учет, и при этом была простой для понимания, – рассказывает Ирина Кустова. – После выступления на стартап-туре (Ирина с проектом «B-system» была участницей трека «информационные технологии»), ко мне подошли несколько предпринимателей и поделились похожей проблемой: систему учета внедрили, не смогли разобраться и забросили».

Выросшие из бухгалтерских, современные системы бюджетирования слишком сложны, говорит Ирина Кустова. Основная идея в них – заполнение таблиц в бухгалтерских терминах.

Ничего лишнего, только данные и результат

«Такие системы выполняют фискальные функции, они созданы для налоговой, – поясняет координатор группы «Либретто Лабс», профессор ИГУ Андрей Манцивода. – По российской системе бухучета практически невозможно понять, на что ушли деньги. Этой проблемой страдают и выросшие из бухучета системы бюджетирования. Мы же предлагаем веб-сервис для учета управленческого, который поможет руководителю предприятия принимать решения».

В основе системы — тегирование денежных операций. Предприниматель отражает в «B-system» финансовый поток и помечает каждую операцию привычным ему термином – будь то «зарплата», «выручка с продажи» или «затраты на корпоратив».

Не надо заполнять длинных таблиц, узнавать значения неизвестных терминов – с «B-system» справится любой предприниматель, обещают создатели. Чтобы сделать бюджетирование не только простым, но еще и веселым, можно даже оформить тэги «эмодзи» – небольшими, но яркими и говорящими изображениями.

«Предположим, вы производите чугунные чушки, – объясняет на примере Андрей Манцивода. – Затратили вы что-то на их производство, рядом с операцией закинули картинку чушки. Гораздо веселее, чем какие-то таблицы заполнять. Но это снаружи, а внутри – все серьезно, без шуточек. Программа работает на основании сложных финансовых моделей».

Заштопать бюджет

«B-system» связывает бизнес-модель с финансовой моделью, а на практике помогает избежать проблем из разряда «все деньги потрачены, а на что – неясно». Ирина Кустова приводит классическую иллюстрацию необходимости учета на предприятии:

«Когда бизнес Subway только-только развивался, с основателем в будущем известной во всем мире сети ресторанов быстрого питания произошел примечательный случай. Он остался без машины посреди города и попросил незнакомого парня подвезти его домой. Проезжая мимо одной из Subway, водитель заметил: здесь вкусные гамбургеры и содовая бесплатно. Как бесплатно? – удивился владелец заведения. – Ну как, заходишь с другом, заказываешь гамбургер. Повар отворачивается приготовить бутерброд, друг в это время открывает холодильник, берет содовую и уходит».

Так предприниматель обнаружил дыру в бюджете. Он и раньше видел, что деньги куда-то уходят, но куда – не понимал, на его небольшой еще фирме не было учета. «Даже на самом маленьком предприятии надо учитывать что ты закупаешь, что у тебя есть, и куда ты тратишь», – уверена Ирина Кустова.

Помимо фиксации и анализа финансовых потоков, в «B-system» можно создавать проекты, оформлять сметы работ.

На финишной прямой

В марте 2016 года завершится процесс создания облачного сервиса. К системе сможет подключиться любой желающий.

По ходу реализации планов команда «B-system» взаимодействует с предпринимателями: предлагает им попробовать возможности системы и собирает отзывы.

Когда облачный сервис будет запущен, команда планирует внедрить бизнес-модель freemium, когда базовый функционал предоставляется бесплатно, а за расширенный нужно платить. Второй вариант коммерциализации проекта - продажа «коробочной» версии для интеграции ее на предприятии.

Несмотря на то, что система подходит для управления малым бизнесом, ее можно легко масштабировать и применять для работы на большом предприятии, говорит Ирина Кустова. Поэтому если маленькая фирма, используя «B-system», вырастет в два, три, а то и десять раз, систему бюджетирования менять не придется – «B-system» легко подстроится под новые масштабы и задачи.